Vous souhaitez organiser un événement (hors colloque)

À partir du 1er novembre 2025, en alignement avec la politique DDRS, l’ensemble des prestations de restauration de l’établissement deviendra 100 % végétarien.

Afin d’assurer le bon déroulement de votre événement*, nous vous invitons à remplir le formulaire ci-dessous avec toutes les informations nécessaires pour que nous puissions traiter votre demande dans les meilleurs délais.

Les demandes d’évènements sont à anticiper selon les délais ci-dessous :

  • 2 jours ouvrés pour les plateaux repas et lunch box.
  • 8 jours ouvrés pour les petits déjeuners et pauses sucrées.
  • 8 jours ouvrés pour les cocktails, buffets et repas chauds.

Pour toutes questions ou renseignements, vous pouvez contacter Dolores Marchyllie par mail : pole.mlp@centralelille.fr  ou téléphone : 0374951355

* réunion, séminaire, conférence, atelier, …

Nous vous remercions pour votre collaboration.

Organiser un événement (Hors colloque)

Organiser un événement (Hors colloque)

Informations sur le demandeur

Le Demandeur = personnel de Centrale Lille / personnel hébergé faisant la demande d'événement pour le compte de l'organisateur.

Informations sur l'organisateur de l'événement

L'organisateur = personne responsable de la planification, de la coordination et de la gestion de toutes les activités liées à l'événement.
Vous êtes :

Objet et descriptif de l'évènement

Nous vous invitons à donner un maximum d'informations sur votre événement (type d'évènement et enjeux pour l'établissement) afin de pouvoir répondre à votre demande dans les plus brefs délais
Heure de début *
Heure de fin *
Pour les évènements de plus de 50 personnes externes, un agent de sécurité est à prévoir sur le budget de l'organisateur, un devis vous sera communiqué par le pôle MLP.
Vous organisez *
Afin de traiter votre demande de manière optimale, veuillez indiquer les horaires ainsi que les lieux ou salles souhaités pour les prestations demandées. L'absence d'informations détaillées pourrait allonger le délai de traitement de votre demande.
Lieux de l'évènement
Le demandeur est en charge de la réservation des salles. Pour rappel : IMAGINE, LAURENT, BOSSUT, CUCCARONI, la réservation se fait via le formulaire "Réservation de salles" dans mes services. Pour toutes autres salles, merci de vous rapprocher d’un AER. Le service aux étages ou dans les bâtiments extérieurs n’est pas assuré par le pôle MLP. Les prestations sont à retirer à l’accueil ou au bureau B-032 (prévoir le rdv avec Dolorès Marchyllie)

Restauration souhaitée

La confirmation du nombre définitif des participants doit parvenir au pôle MLP : 48h avant l'événement pour les plateaux repas, pour les autres types de restauration 8j ouvrés
Type de restauration 100% végétarien

Plateaux Repas 100% végétarien

Café / Thé de fin de repas
Heure
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Lunch box 100% végétarien

Heure
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Cocktail 100% végétarien

Cocktail avec service
Type de cocktail
Café / Thé de fin de repas
Heure
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Buffet Froid 100% végétarien (Entrée, plat, dessert)

Buffet froid
Café / Thé de fin de repas
Heure
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Repas chaud avec service obligatoire 100% végétarien (Entrée, plat, dessert)

Café / Thé de fin de repas
Heure
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Petit déjeuner / Pause sucrée

Heure
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Besoins en matériel / équipement / signalétique

Besoin de signalétique le Jour J

Accès Wifi

Les demandes d’accès wifi évènementiel sont à faire via Mes applications sur l’ENT « Compte info invité ».

Signalétique

Le template pour la signalétique est à télécharger ici, à compléter et imprimer par vos soins.

Les panneaux sur pied sont à retirer à l’imprimerie ou au service communication. Il vous appartient de les installer et les restituer à la fin de l’évènement.

Communication

Pour vos besoins en communication : promotion interne et/ou externe, reportage photos… merci d’adresser vos demandes au pôle communication .

Consignes générales de sécurité à respecter pour tout événement organisé dans les locaux de Centrale Lille

– Les consignes générales de l’établissement relatives à sécurité incendie (capacité d’occupation des locaux), à l’évacuation (accessibilité circulations et des dispositifs d’intervention) et au secours aux personnes (accident ou malaise)

– Les consignes et conduite à tenir relevant de situations d’urgence (consignes « gérer une situation d’urgence » présentes sur l’ENT de l’établissement, consignes particulières risque attentat ou intrusion, consignes supplémentaires relatives au niveau Vigipirate, évènements climatiques, …)

– Les consignes spécifiques d’accessibilité des laboratoires, unités de recherche et ateliers (port des EPI, restrictions d’accès liées aux zones à régime restrictif d’accès (ZRR))

Anticiper l’installation d’équipements et la visite de locaux qui nécessiteraient une demande d’autorisation et l’établissement d’un plan de prévention.

Anticiper les frais liés à la mise en place de dispositifs de sécurité (agents de sécurité, aménagements spécifiques, …)

Il est rappelé l’interdiction de consommer de l’alcool au sein de l’établissement.

Les personnes ressources à contacter : la Conseillère de Prévention (CP), le Fonctionnaire Sécurité Défense (FSD), le Pôle MLP